Xecutive assistant / office coordinator

• Data: 19/02/2026
• Azienda: Gi group spa filiale di milano iv novembre
• Provincia: Milano
• Categoria: Amministrazione, contabilità, segreteria
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  Corso Intelligenza Artificiale avanzato con Inserimento Lavorativo
  Formazione Lavoro

• FILIALE: MILANO OFFICESPECIALIZZAZIONE: CORE SKILL - OFFICE

  Grafton Office è la specializzazione di Gi Group dedicata a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing and Office Management.

  Siamo un team di professionisti appassionati, lavoriamo per accompagnare i nostri candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative.

  
  

  Position Summary

  We are looking for an Executive Assistant / Office Coordinator to support the General Manager and the Project Management Team (PMT) of a major Oil & Gas project.

  The role ensures smooth administrative operations, efficient documentation flow, and effective communication across a fast‑paced, multicultural project environment.

  Key Responsibilities

  
  

  Administration & Office Coordination

  • Manage calendars, meetings, and daily activities for the General Manager and PMT.
  • Monitor emails, support documentation workflows, and coordinate office logistics.
  • Prepare and update reports, presentations, and spreadsheets.
  • Maintain project organization charts and administrative records.
  • Support internal communications (HSE updates, progress reports, weekly summaries, site/yard/FATs photos).
  • Manage nomination letters and delegation of authority documents.
  • Organize team‑building initiatives.

  
  

  Onboarding & People Support

  • Coordinate newcomer onboarding: induction workflow, announcements, contact list updates.
  • Prepare and follow up on mission orders, expenses, leave schedules, and timesheets.
  • Track administrative requests and project documentation.

  
  

  Project Support

  • Prepare and coordinate weekly and monthly project meetings.
  • Support Leader Team action plans and workshops.
  • Administer and maintain the Project SharePoint.

  
  

  HSE & Security Support

  • Support HSE reporting (man‑hours, anomalies) and participate in safety tours.
  • Manage PPE procurement and follow‑up for Milan/London teams.
  • Oversee Level 4 access control and POB monitoring.
  • Serve as a member of the Emergency Response Team.

  
  

  Profile

  • Bachelor’s degree.
  • Minimum 3 years of experience in administrative support, coordination, or office management roles.
  • Strong organizational skills and ability to multitask with attention to detail.
  • Proficiency in MS Office (Outlook, Excel, Word, PowerPoint); strong Excel skills are a plus.
  • Good IT literacy and ability to learn new tools quickly.
  • Excellent communication skills; full professional proficiency in English (French is a plus).
  • Proactive, reliable, and able to support a busy management team.
  • Team‑oriented mindset and strong interpersonal skills.

  
  

  Facciamo parte di Gi Group Holding (www.gigroupholding.it ) la prima multinazionale italiana del lavoro, nonché una delle principali realtà a livello mondiale nei servizi dedicati allo sviluppo del mercato del lavoro. Il nostro Gruppo è attivo nei seguenti campi: lavoro temporaneo, Permanent e Professional Staffing, Ricerca e Selezione, Consulenza HR, Formazione, Outsourcing, supporto alla ricollocazione e attività complementari. Siamo presenti in più di 30 Paesi in Europa, Asia e America con un team di oltre 6000 persone.

  I valori che ci contraddistinguono: attenzione, passione, apprendimento continuo e innovazione, collaborazione, sostenibilità, responsabilità.

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  Gi Group S.p.A. è autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG).

  L’offerta si intende rivolta a candidati ambosessi, nel rispetto del D.Lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento. I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 al seguente indirizzo www.gigroup.it/privacy-candidati

• Il presente annuncio é rivolto ad entrambi i sessi, ai sensi delle leggi 903/77 e 125/91, e a persone di tutte le età e tutte le nazionalità, ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03.